Segreteria – URP

La segreteria è nel nostro istituto l’unico ufficio presente e gestisce tutte le pratiche necessarie per l’amministrazione, per il personale e anche le relazioni con il pubblico.

La normativa prevede come obbligatoria, per i siti di Pubblica Amministrazione (PA), una pagina dedicata all’Ufficio Relazioni con il Pubblico – URP.

Abbiamo deciso, in osservanza alla normativa, di aggiungere URP alla Segreteria in quanto è l’ufficio con cui l’utenza si relaziona con noi, anche se, nella scuola, ogni persona che vi lavora ha a che fare con il “pubblico”, quotidianamente.

DIRETTORE DEI SERVIZI GENERALI ED AMMINISTRATIVI  Sara Sgueglia 

• Sovraintende ai servizi amministrativo-contabili
• Cura l’organizzazione della Segreteria
• Redige gli atti di ragioneria ed economato
• Dirige ed organizza il piano di lavoro di tutto il personale ATA

Lavora in stretta collaborazione col Dirigente affinchè sia attuabile l’Offerta Formativa dell’Istituto, compatibilmente con le risorse economiche disponibili.

UFFICIO ACQUISTI – GESTIONE PATRIMONIALE assistente amministrativa Anna Gheda

• Acquisti beni mobili e servizi, anche superiore ai € 2000,00 ed al limite di spesa del Dirigente Scolastico (consultazione albo fornitori; richiesta preventivi e comparazione offerte; stipula del Contratto; determina di Spesa; richiesta Durc e Tracciabilità flussi finanziari; Verbale di Collaudo)
• Acquisti beni di facile consumo: (Albo Fornitori, richiesta preventivi; comparazione offerte; stipula Contratto; determina di Spesa/ regolarità fornitura; richiesta Durc e Tracciabilità flussi finanziari)
• Gestione visite e viaggi di istruzione alunni Istituto Comprensivo
• Indagine/ Analisi Consip / Acquisti CONSIP / MEPA Gestione Equitalia- Tenuta albo fornitori
• Registrazione Inventario – Magazzino
• Predispone e registra verbali di collaudo, di passaggio beni ai docenti designati dal DS, il discarico di beni obsoleti o fuori uso;
• Archiviazione
• Collabora con Area Contabilità
• Altri contratti– Contratti esperti esterni – Registro contratti personale interno ed esterno – Anagrafe delle prestazioni
• Albo pretorio – Amministrazione trasparente – Consultazione siti istituzionali utili all’espletamento delle proprie mansioni
• Pratiche in scadenza e di massima urgenza
• Collabora con il DSGA per adempimenti fiscali
• Front – office– orario di sportello per pratiche di pertinenza

UFFICIO AFFARI GENERALI – PROTOCOLLO assistente amministrativo Nunzio Di Maio

• Circolari inizio/durante Anno Scolastico (Calendario attività funzionali e vari organigrammi- svolti in collaborazione con Presidenza e Vice Presidenza)
• Gestione Assemblee di Istituto e delle Assemblee Sindacali
• Gestione Scioperi
• Registro del Protocollo della corrispondenza, spedizione posta, fotocopie circolari per la distribuzione nei vari uffici; archiviazione.
• Rapporti con le scuole – Amministrazioni comunali
• Richiesta Manutenzione all’Ente Locale
• Scarico posta elettronica
• Gestione Anagrafe edilizia scolastica
• Segreteria per le attività inerenti alla Dirigenza
• Albo pretorio amministrazione trasparente
• Archiviazione
• Consultazione siti istituzionali utili all’espletamento delle proprie mansioni
• Supporto DS pratiche DL 81/08 (normativa sulla Sicurezza)
• Collaborazione con i colleghi facenti parte dell’ufficio
• Sportello front – office per mansioni di pertinenza

GESTIONE DEL PERSONALE assistente amministrativa Mariarosa Marciotti

• Predisposizione contratti a SIDI e predisposizione/controllo dati ai fini della retribuzione
• Comunicazione Contratti al Centro per l’impiego territoriale
• Inserimenti contratti/ servizi in Software locale a tempo determinato e indeterminato
• Trasferimenti del personale
• Certificati, distribuzione dichiarazioni di servizio e relativa consulenza – Tenuta registro del personale scolastico – Raccolta documentazione fascicolo personale – Tenuta registri assenze – Tenuta registro decreti
• Raccolta comunicazioni assenze del personale- Richiesta visite fiscali
• Istruzione pratiche: immissioni in ruolo, periodo di prova e relazioni finali
• Istruzione pratica per emissione decreti di congedo per le varie tipologie di assenze Comunicazioni alla Ragioneria Stato Territoriale ufficio visto decreti e ufficio stipendi
• Pratiche connesse con il superamento del periodo di prova e formazione neo immessi in ruolo
• Collaborazione con il DSGA /DS per la stesura /verifica dell’organico di diritto e di fatto – Predisposizione graduatorie interne per individuazione soprannumerari
• Gestione assenze del personale a livello informatico e non
• Scorrimento graduatorie di Istituto – Aggiornamento on-line dell’avvenuta stipula del contratto o disdetta – depennamenti ed integrazioni
• Pratiche assegni familiari
• Trasmissione e richiesta fascicoli/Comunicazioni variazioni ingresso uscita
• Comunicazione on-line assenze di malattia (DL 112/2008) adesione sciopero in collaborazione con AA. del Personale ATA
• Graduatorie d’istituto: valutazione domande in collaborazione con Dsga per attribuzione punteggio; inserimento a SIDI
• Autorizzazione esercizio alla libera professione/autorizzazione del personale per incarichi esterni
• Albo pretorio – Amministrazione trasparente – Aggiornamenti informatici
• Consultazione siti istituzionali utili all’espletamento delle proprie mansioni
• Pratiche in scadenza e di massima urgenza
• Decreti prospetti per ferie non godute – supplenti invio alla Ragioneria Provinciale per visto e pagamento
• Medico Competente
• Collaborazione con il DS per l’inserimento dell’Organico di diritto e di fatto rilevazione spezzoni orario
• Front-office – orario di sportello per pratiche di pertinenza

UFFICIO DIDATTICA assistente amministrativo Leonardo Iacovazzo

• Gestione alunni (iscrizioni, predisposizione fascicoli e raccolta dati utili all’organico)
• Raccolta richieste e consegna varie certificazioni
• Gestione Registro elettronico
• Sistemazione fascicoli alunni
• Archiviazione digitale schede di valutazione
• Gestione scrutini – valutazioni intermedie e finali
• Raccolta richieste e consegna varie certificazioni
• Pratiche infortuni personale e alunni (INAIL e non INAIL)
• Gestione libri di testo
• Statistiche varie
• Gestione iscrizioni classi prime e aggiornamenti dati
• Gestione Portali Ministeriali e non previsti nell’area alunni: SIDI-Stranieri neo-arrivati-Nuvola;
• Collaborazione con il DSGA/DS alla stesura dell’organico di diritto e di fatto in funzione dell’utenza scolastica/Anagrafe allievi
• Inserimento dati INVALSI per alunni scuola primaria
• Compilazione stampa diplomi
• Pratiche in scadenza e di massima urgenza
• Consultazione siti istituzionali utili all’espletamento delle proprie mansioni
• Front – office – sportello

Orario di ricevimento

La segreteria è aperta al pubblico presso Via Udine 6 – Botticino 25082 BS

Durante il periodo delle lezioni:

dal lunedì al venerdì dalle ore 11.00 alle ore 13.00;

il mercoledì dalle ore 14,30 alle ore 15,30;

il sabato dalle ore 9,00 alle ore 11,00.

Gli orari sopra specificati sono da intendersi anche per le richieste di tipo telefonico.

 Recapiti

• Tel: 0302693113
• Email:  bsic872007@istruzione.it
• PEC: bsic872007@pec.istruzione.it